La vera chiave per ottimizzare i risultati fieristici sta nella pianificazione dell’evento che si riassume tutta in poche parole: acquisire CONTATTI per trasformarli in CONTRATTI. Quali obiettivi voglio raggiungere? Quali target intendo puntare? Quali fiere scelgo?
Sebbene l’obiettivo finale dell’azienda sia sempre la vendita, per la fiera occorre considerare anche gli obiettivi di non-vendita, ovvero di comunicazione, marketing e immagine. Importante definire il target a cui rivolgersi: già clienti o potenziali? In entrambi i casi gli incontri saranno fondamentali per individuare gli interlocutori con potere decisionale e raccogliere informazioni molto attendibili sulle reali esigenze di breve, medio e lungo periodo. Definito il target sarà molto più semplice individuare le fiere più adatte per raggiungere gli obiettivi stabiliti.
Ogni fiera presenta un diverso livello di opportunità. Non sempre si chiudono ordini sul posto, alcune fiere sono aperte al pubblico, altre sono riservate a operatori di settore, alcuni risultati sono immediati, altri si sviluppano in tempi più dilatati. Ma la cosa più importante è che le opportunità che una fiera offre devono essere chiare e condivise da tutti i partecipanti per poter ottenere il massimo risultato. Ecco alcune raccomandazioni per gestire con successo la partecipazione a un evento fieristico.
1. Partecipanti. Gestire inviti e fissare appuntamenti allo stand permette di ridurre i momenti di elevata affluenza Il tempo investito per l’organizzazione delle visite è più che ripagato da uno stand meno caotico e i visitatori apprezzeranno questa maggior puntualità e tranquillità, valorizzando la vostra immagine.
2. Schede. Preparare schede contatti strutturate è fondamentale per raccogliere informazioni che qualificano dettagliatamente l’azienda e le persone che abbiamo di fronte. Una maggiore schematicità nella compilazione permette una notevole ottimizzazione dei tempi.
3. Dati. Condividere l’importanza nella raccolta di informazioni è fondamentale. Tornare agli uffici con schede bianche o parzialmente compilate rappresenta un’occasione persa, uno spreco di risorse. Non fidatevi dei dati forniti all’atto della registrazione, non sempre il personale della fiera è così attento da pretendere una compilazione così accurata!
4. Follow up. Dopo la fiera l’attività continua: invio di ringraziamenti, cataloghi, documentazione tecnica. I dati acquisiti definiscono le priorità e permettono di scaglionare nel tempo i contatti in base alla nostra valutazione di attinenza con le nostre strategie aziendali.
5. Archivio. Conservare i contatti avuti in fiera in apposito Database. Da non trascurare il fatto che spesso chi ci ha conosciuto una volta e non ha scelto la nostra azienda, potrebbe farlo la volta successiva.
6. Web. La fiera spesso continua in internet, non solo durante il suo svolgimento attraverso l’allestimento di vetrine virtuali e aggiornamenti in tempo reale tramite social networks, ma anche la messa a disposizione di cataloghi e materiali informativi che restano disponibili online anche fino all’edizione successiva della fiera.
7. Multilingua. Chi trova l’azienda online dovrà disporre di una vetrina multilingue, con presentazione dell’azienda e dei prodotti e con un form estremamente semplificato per facilitare la richiesta di ulteriori informazioni da parte degli utenti, tenendo presente che nelle fiere saranno presenti interlocutori provenienti da numerose nazioni.
