I preparativi per una fiera sono quasi gli stessi di un matrimonio: dovrebbero essere avviati un anno prima dell’inizio della manifestazione! E queste attività spesso si concludono con l’inizio dell’edizione successiva!! Siate sinceri, quanti di voi lo avrebbero immaginato? Allora noi di StampeStampe.it abbiamo pensato di passare in rassegna i vari passaggi da seguire in ordine cronologico.
10-12 mesi prima: definire gli obiettivi in modo chiaro. E’ fondamentale individuare da subito gli obiettivi per progettare e allestire lo stand, per determinare i materiali informativi da distribuire, per impostare al meglio gli incontri con i visitatori.
9 mesi prima: pianificare la fiera. Buoni risultati derivano da una corretta programmazione per tradurre gli obiettivi in misure concrete. Questo è il momento di procedere con le domande di partecipazione e di definire target, budget, prodotti, promozioni. Non cadete nell’errore di sottovalutare questa tempistica: 9 mesi sono tanti, ma gli impegni diventano man mano sempre più fitti. In questa fase è utilissimo elaborare uno scadenzario.
6 mesi prima: prendere contatti con l’organizzatore dei servizi fieristici. L’organizzatore mette a disposizione una gamma più o meno estesa di servizi per migliorare la presenza (immagine) e il risultato (contatti e/o vendite), pertanto è nel suo assoluto interesse darvi le migliori agevolazioni: consulenza di posizionamento, allestitori, servizi tecnici e logistici, servizi di raccolta dati, servizi pubblicitari, gratuiti e a pagamento. La fiera è il vostro miglior partner.
5 mesi prima: progettare lo stand per catturare l’attenzione dei visitatori. Lo stand e il personale addetto sono i vostri biglietti da visita, è questo il periodo giusto per meditare su come esaltare le virtù aziendali agli occhi dei visitatori. Uno stand invitante che dispone di personale disponibile e ben preparato è un valore aggiunto inestimabile.
4 mesi prima: la presenza allo stand è il fulcro del successo. Scelte sbagliate, preparazioni insufficienti, visitatori non considerati o ricevuti in modo poco opportuno dal personale causano perdite di opportunità. Il successo della fiera dipende dalla qualità del personale in servizio e da come lo avete preparato all’evento. Briefing, seminari, training di preparazione sono fondamentali: organizzate un preciso calendario dei momenti formativi.
3 mesi prima: diffondete le notizie e fate pubblicità. Mettete chiunque nella condizione di ottenere informazioni sulle vostre iniziative.: i media, gli uffici stampa e l’organizzazione della fiera diffondono informazioni, fate pervenire in tempo utile i vostri materiali. Inoltre attirare il maggior numero di visitatori presso lo Stand è di vitale importanza: mandate gli inviti ai vostri clienti, segmentateli per individuare quelli più strategici e valutate la distribuzione di buoni per l’ingresso gratuito in fiera, organizzate iniziative di comunicazione per incuriosire e attrarre nuovi clienti.
1 mese prima: rinnovate l’incontro. Dopo aver mandato gli inviti non fermatevi: fate seguire una telefonata di rinforzo ai vostri clienti principali e cercate di confermare la loro presenza effettiva coinvolgendoli con iniziative particolari: una relazione di particolare interesse, un incontro con i venditori, un pranzo di lavoro, un evento serale.
